目前日期文章:201808 (4)

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打造個人最強生產力 ,作者: 澤度海音

圖解一流菁英高效工作法 ,作者: 高橋政史

本篇重點要談的是有關個人工作效率的提升,如何做一個在工作上與生活上都能夠游刃有餘的Smart workker呢?

我們常常會覺得工作一成不變很無趣,不然就是工作永遠做不完,一下這件事情急,下一秒又有其他更急的事情跑出來插花,像是永遠都在這個無限回圈跑不出去.

想要自己有效的掌控自己的工作,安排自己的時間是有方法的, 綜合這兩本書 "打造個人最強生產力" & "圖解一流菁英高效工作法",我總結了一些我使用很久以及一些我新學到的方式要分享給大家.

1.決定哪些不做的事情: 你沒聽錯,是"不做的", 先整理手上所有的工作,按照你目前的現況,自我評估或是跟老闆討論,哪些已經沒有必要性或是迫切性,這些事情就可以不做,或是之後再做.

一個重要觀念分享,如果有一件事情都拖了好幾個月甚至更久,那代表甚麼? 代表你這些日子都活過來了,不做也不會死阿,不是嗎?  所以,決定不做的事情比決定做甚麼更重要.

2.想辦法減少徒勞無功的時間: 徒勞無功是指你花了時間卻沒有任何產出的時間,例如:我們常常花了很多時間再找一個檔案,花了很多時間煩惱一件不必要的事情,以及因為自己的心情或體力上提不起勁而浪費掉的時間. 這些時間過去後產生不了多少產值,沒有半點CP值可言.

3.把話講清楚: 老闆或是長官們沒有時間聽你長篇大論,養成好習慣,講結論/說重點.以有條理有邏輯的說法陳述你要說的重點,一分鐘把重點與結論說完,老闆們有興趣就會繼續問你.若沒興趣會說知道了,這樣一來,你也達到報告溝通的目的,也不用繼續花費雙方的時間,對大家都是好事. 報告時候,習慣搭配"三的法則"來講事情. 例如說,這件事情分成三個部分,一是.......,第二是.....,最後是..........,有條理的說明,聽話的人才知道你說的是甚麼,也會覺得你是個條理分明的人.

4.事先準備好固定要寫的報告: 我們有些人的工作固定要繳交周報或工作日誌,既然事故定要繳交的,我的習慣是先把你的"菜"準備好,本周重點是甚麼"菜", 才不會到時候想破頭都想不出本周完成了甚麼.造成徒勞無功的浪費時間,提早準備很重要,後續有機會再細談這部分.

5.提高時間密度: 提高時間密度這句話有點玄,白話文就是提高單位時間內更多的產出,一個Cp值的概念,人的時間都一樣24小時,如何衝出更多的產出就看你是如何安排你的時間了. 舉個例子,你是個晨型人,早上精神特別好效率特別高,就應該順著你的生理時鐘在早晨集中精神做最重要的事. 如此一來,一樣一件工作要花3小時的工作,你或許在早晨只要一小時就能搞定,這樣就是提高時間密度.又或者每天利用運動的時間,帶上運動耳機邊跑步邊聽英文,也是提高時間密度的一個方法.

6.無聊的工作交派給別人或是SOP化: 面對很多繁瑣且固定的工作,我的習慣是能夠交辦給別人就交辦下去,推不出去的話,就把他寫成標準化SOP,當你不在的時候讓別人也可以按著SOP幫你完成這項工作. 寫SOP好處也可以讓你想想是否有可以省略的地方,讓工作更容一執行.

7.找出動機: 每件工作都有他的目的 但要有熱情有動力的去完成這項工作,我們就要賦予意義給它. 一個故事是這樣說的,有三個工匠在件造一座教堂,有人問第一位工匠,你在做甚麼阿?工匠一回答:你瞎啦,沒看到我再砌磚頭嗎?  同樣的問題問工匠二,他說我在堆積一片高聳且壯觀的牆;相同的問題問工匠三,他說:我在建造一座宏偉的大教堂,它有高聳的牆 ,華麗的雕刻裝飾,等我完工之後,更是這裡所有人的信仰中心,凝聚大家感情的場所,所以我一定要把他蓋好.  這個故事說明了復與工作意義,能讓你找到動機產生熱情.

8.五種必備的工作能力:  (1).編劇能力(Summary): 能夠把所有資訊從頭到尾說個明白.

                                           (2).簡報能力

                                           (3).交涉溝通協調能力

                                           (4).外語能力

                                           (5).業務價值提升能力

 

前面七個重點是我一直在工作上落實覺得很有效果的體驗,大家可以使用看看. 

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今天要跟大家分享一本2018八月的新書(還熱騰騰的冒著煙),書名是=>"怕生,其實是優勢".

博客來連結: https://www.books.com.tw/exep/assp.php/letter682/products/0010793364?utm_source=letter682&utm_medium=ap-books&utm_content=recommend&utm_campaign=ap-201811

 

好怪的書名喔,怕生是怎樣的一種優勢啊. 一般的理解怕生不都是偏負面的形容詞嗎?

與內向,不善言詞,容易害羞等的牽連在一起. 但本書作者 清水榮司,是一位專業的精神科醫生.

藉由他臨床多年的經驗來談,怕生內向的人如何化劣勢變成優勢呢? 

一開始我也是備這個聳動的書名所吸引,因為我也是個內校的人(疑, 是嗎?) 不管啦,以下跟大家分享一下心得內容.

      作者提到怕生主要是由於自己本身的思考習慣所造成,例如:負面思考,貼標籤,情緒化推理.心理過濾...都是自己嚇自己,亂想一通.

並且提供了十個擺脫怕生的技巧:    指導我們去鍛鍊 "不安的肌肉".

  1. 掌控不安程度(將不安程度數值化).
  2. 轉移注意力
  3. 改寫自身記憶
  4. 發現小確幸
  5. 稱讚自己的技巧聽人說話的技巧
  6. 與人親近的技巧
  7. .....

這裡提供自己認為有效的去除緊張不安方法.

  1. 深呼吸, 鼻吸三秒,用口吐氣三秒.重複多次.
  2. 運動,去跑一跑,這很有效
  3. 拿一張A4的紙,把所有不安的原因都寫出來==>蹂一蹂,丟垃圾桶.
  4. 冥想...
  5. 回想自己之前成功且美好的經驗

這幾招都很有用 ,我自己都有在用..

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放假讀書充實自己,這本書不錯.推一下。
 
零秒思考力實踐篇
作者:赤羽雄二

* 提升工作速度的8個原則
    1. 首先要描繪出全貌=>請上司確認(不要口頭確認)
    2. 不過度仔細
    3. 抓住工作的重點
    4. 建立良性循環
    5. 在下功夫的地方多點巧思
    6. 提早進行
    7. 領先他人一步全力避免重工,重做
* 透過寫筆記來消除焦慮與不安;透過寫筆記讓自己更聰明
* 建立假說性思考
* 仔細聆聽也能加快工作速率
    1. 早晚30分鐘收集資訊
    2. 通勤時看書或讀英文
    3. 參加研討會或讀書會
    4. 看研討會影片(YOUTUBE)
    5. 多參加展覽

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書名:20分鐘讀完一本書

作者:渡邊康弘

使用一張紙與一支筆就能快速的畫出曲線與重點.

本書重點摘要與心得:

1.強調快速閱讀的重要性,與大量閱讀可以改變自己的人生,因為書會改變人的心態,心態一改變行為自然改變,當變成新習慣後,你的人生也會跟這改變.

2.讀任何一本書之前,請先確認你自己讀這本書的目的是甚麼? 有目的的閱讀搭配上讀書過程中不斷的在輸中尋找你的答案會更有效的獲得你要的資訊.

3.因為人的專注力有限,所以不要想說一字一字的讀下去,當你花大把時間讀完一本書,卻沒有太多收穫,那也只是浪費時間.

4.養成在哪裡都能夠讀書的好習慣,通勤過程中,午休時間甚至是每天早半個小時起床閱讀都是很好的習慣.不只要餵飽肚子,更要餵養我們的腦子.

5.不論任何學習或讀書都一樣,"輸出(Output)"是一個檢視自己懂得多少的最好習慣,你能用自己的方法自己的話說給別人聽,你對你所學的也會有更深的理解.

6.養成去書局的好習慣,以及當你要學習一樣新技能時,可以一次買多本書(由深到淺),認真花兩天時間鑽研,你與可以變成"微專家".

7.最後,讀書的目的是要促使你拿出行動去執行書上的論點以及把你自己的心得化成行動,才能真正有效的改變自己的人生.

 

讀書可以是漫無目的的略讀,也可以是有效率的熟讀/精讀但卻不花時間,方法很重要,這本書有空可以拿來讀讀.

一分到十分,我會給   7分. 

內容難易度: 8    (分數越高代表容易閱讀的程度)

新觀念: 7     (分數越高代表,觀念較新穎)

執行難易度: 8  (這不用多說吧)

收穫度: 7       (分數越高,代表能改變你的人生更多).

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