打造個人最強生產力 ,作者: 澤度海音

圖解一流菁英高效工作法 ,作者: 高橋政史

本篇重點要談的是有關個人工作效率的提升,如何做一個在工作上與生活上都能夠游刃有餘的Smart workker呢?

我們常常會覺得工作一成不變很無趣,不然就是工作永遠做不完,一下這件事情急,下一秒又有其他更急的事情跑出來插花,像是永遠都在這個無限回圈跑不出去.

想要自己有效的掌控自己的工作,安排自己的時間是有方法的, 綜合這兩本書 "打造個人最強生產力" & "圖解一流菁英高效工作法",我總結了一些我使用很久以及一些我新學到的方式要分享給大家.

1.決定哪些不做的事情: 你沒聽錯,是"不做的", 先整理手上所有的工作,按照你目前的現況,自我評估或是跟老闆討論,哪些已經沒有必要性或是迫切性,這些事情就可以不做,或是之後再做.

一個重要觀念分享,如果有一件事情都拖了好幾個月甚至更久,那代表甚麼? 代表你這些日子都活過來了,不做也不會死阿,不是嗎?  所以,決定不做的事情比決定做甚麼更重要.

2.想辦法減少徒勞無功的時間: 徒勞無功是指你花了時間卻沒有任何產出的時間,例如:我們常常花了很多時間再找一個檔案,花了很多時間煩惱一件不必要的事情,以及因為自己的心情或體力上提不起勁而浪費掉的時間. 這些時間過去後產生不了多少產值,沒有半點CP值可言.

3.把話講清楚: 老闆或是長官們沒有時間聽你長篇大論,養成好習慣,講結論/說重點.以有條理有邏輯的說法陳述你要說的重點,一分鐘把重點與結論說完,老闆們有興趣就會繼續問你.若沒興趣會說知道了,這樣一來,你也達到報告溝通的目的,也不用繼續花費雙方的時間,對大家都是好事. 報告時候,習慣搭配"三的法則"來講事情. 例如說,這件事情分成三個部分,一是.......,第二是.....,最後是..........,有條理的說明,聽話的人才知道你說的是甚麼,也會覺得你是個條理分明的人.

4.事先準備好固定要寫的報告: 我們有些人的工作固定要繳交周報或工作日誌,既然事故定要繳交的,我的習慣是先把你的"菜"準備好,本周重點是甚麼"菜", 才不會到時候想破頭都想不出本周完成了甚麼.造成徒勞無功的浪費時間,提早準備很重要,後續有機會再細談這部分.

5.提高時間密度: 提高時間密度這句話有點玄,白話文就是提高單位時間內更多的產出,一個Cp值的概念,人的時間都一樣24小時,如何衝出更多的產出就看你是如何安排你的時間了. 舉個例子,你是個晨型人,早上精神特別好效率特別高,就應該順著你的生理時鐘在早晨集中精神做最重要的事. 如此一來,一樣一件工作要花3小時的工作,你或許在早晨只要一小時就能搞定,這樣就是提高時間密度.又或者每天利用運動的時間,帶上運動耳機邊跑步邊聽英文,也是提高時間密度的一個方法.

6.無聊的工作交派給別人或是SOP化: 面對很多繁瑣且固定的工作,我的習慣是能夠交辦給別人就交辦下去,推不出去的話,就把他寫成標準化SOP,當你不在的時候讓別人也可以按著SOP幫你完成這項工作. 寫SOP好處也可以讓你想想是否有可以省略的地方,讓工作更容一執行.

7.找出動機: 每件工作都有他的目的 但要有熱情有動力的去完成這項工作,我們就要賦予意義給它. 一個故事是這樣說的,有三個工匠在件造一座教堂,有人問第一位工匠,你在做甚麼阿?工匠一回答:你瞎啦,沒看到我再砌磚頭嗎?  同樣的問題問工匠二,他說我在堆積一片高聳且壯觀的牆;相同的問題問工匠三,他說:我在建造一座宏偉的大教堂,它有高聳的牆 ,華麗的雕刻裝飾,等我完工之後,更是這裡所有人的信仰中心,凝聚大家感情的場所,所以我一定要把他蓋好.  這個故事說明了復與工作意義,能讓你找到動機產生熱情.

8.五種必備的工作能力:  (1).編劇能力(Summary): 能夠把所有資訊從頭到尾說個明白.

                                           (2).簡報能力

                                           (3).交涉溝通協調能力

                                           (4).外語能力

                                           (5).業務價值提升能力

 

前面七個重點是我一直在工作上落實覺得很有效果的體驗,大家可以使用看看. 

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